Contrat de nettoyage : les clauses à vérifier avant de signer

Un contrat de nettoyage vous engage parfois pour plusieurs années, que vous gériez une entreprise ou une copropriété. Avant de signer, quatre clauses demandent une lecture attentive : le périmètre, la fréquence, le prix et la durée. Le cahier des charges annexé traduit ensuite « propre » en tâches vérifiables.

Le secteur de la propreté ajoute une règle que peu de clients connaissent. En cas de changement de prestataire, le nouveau titulaire doit reprendre les agents éligibles déjà affectés à vos locaux. Cette obligation conventionnelle pèse sur le prix, le calendrier et la transition. Elle se prépare dès la rédaction du contrat.

Ce que couvre un contrat de prestation de nettoyage

Concrètement, un contrat de prestation de nettoyage fixe qui nettoie quoi, quand, comment et à quel prix. Il lie deux parties distinctes : le client, entreprise ou syndicat de copropriétaires, et la société de propreté. Juridiquement, un contrat de prestation de service de nettoyage relève du droit des contrats du Code civil. Il ne se confond pas avec le contrat de travail d’un agent embauché en direct.

Selon le besoin, le contrat porte sur un entretien récurrent ou sur une intervention ponctuelle. L’entretien régulier des bureaux ou des parties communes suit un planning fixe. Remise en état, fin de chantier et lavage de vitres peuvent faire l’objet d’un devis séparé. Vérifiez que les offres comparées couvrent exactement le même périmètre.

Avant toute signature, vérifiez la présence de six blocs dans le document.

• L’identité complète des parties : raison sociale, SIRET, adresse et signataire habilité.
• La description précise des locaux : adresse, étages, surfaces et zones exclues.
• Le détail des prestations attendues, renvoyé au cahier des charges annexé.
• Les conditions financières complètes : prix, révision, facturation et délais de paiement.
• La durée et la reconduction, avec le préavis de résiliation.
• Les obligations sociales et d’assurance du prestataire, justificatifs à l’appui.

Choisir entre un agent salarié et un prestataire se fait en amont. Les atouts de chaque formule sont comparés dans notre guide pour externaliser le nettoyage de vos bureaux. Une fois ce choix fait, le contrat devient votre principal outil de pilotage.

Les clauses indispensables : périmètre, fréquence, prix, durée

Ces quatre clauses concentrent l’essentiel des désaccords entre clients et prestataires. Chacune doit être chiffrée ou datée, jamais laissée à l’appréciation d’une seule partie. Une formule vague profite à celui qui facture.

Le périmètre indique quelles surfaces sont nettoyées, et surtout lesquelles ne le sont pas. Les zones exclues méritent une ligne : archives, locaux techniques, salle serveur, parking. Mentionnez aussi les étages, les surfaces en mètres carrés et les horaires d’accès.

La fréquence se lit zone par zone, jamais en bloc. Un « passage quotidien » sans durée ne garantit rien : exigez le nombre d’heures par passage. Le contrat traite aussi les jours fériés, les fermetures annuelles et le remplacement d’un agent absent.

Côté tarif, deux formules dominent : le forfait mensuel ou le taux horaire. La clause de révision annuelle doit donner sa formule, sa référence et sa date d’application. Une révision « selon les conditions du marché » laisse le prestataire seul juge. Les travaux hors forfait se facturent sur devis accepté par écrit.

La durée mesure votre engagement réel. Une période initiale courte limite le risque avec un prestataire que vous ne connaissez pas encore. Repérez trois données : l’échéance, la durée de chaque reconduction et le délai pour y renoncer.

D’autres clauses protègent le client au quotidien. L’attestation d’assurance responsabilité civile du prestataire doit être en cours de validité. Ajoutez des règles sur la confidentialité, la remise des clés ou badges et les pénalités en cas de passage manqué.

Dès 5 000 € HT, le contrat crée aussi une obligation légale pour vous. Le client doit vérifier que son prestataire déclare son activité et ses salariés. Les articles L8222-1 et R8222-1 du Code du travail posent cette règle et ce seuil.

Cette grille de relecture reprend chaque clause, ce qu’elle doit préciser et un piège fréquent.

Clause	Ce que le contrat doit préciser	Piège fréquent
Périmètre	Adresse, étages, surfaces, zones exclues	Zones oubliées, puis facturées en supplément
Fréquence	Jours, horaires, heures par passage	« Passage quotidien » sans durée minimale
Prix	Forfait ou taux horaire, contenu exact	Prestations annexes non chiffrées
Révision du prix	Formule, référence, date d’application	Hausse « selon le marché »
Durée	Date de début, période initiale, échéance	Engagement long sans sortie anticipée
Reconduction	Durée de chaque nouvelle période	Date limite de refus noyée dans le texte
Préavis	Délai et forme de la notification	Lettre envoyée quelques jours trop tard
Produits et matériel	Qui fournit quoi, stockage, consommables	Consommables sanitaires facturés à part
Remplacement	Délai pour remplacer un agent absent	Passages sautés sans réduction de prix
Contrôle qualité	Rythme des contrôles, interlocuteur dédié	Aucune trace écrite des manquements
Pénalités	Réfaction ou montant par manquement	Clause absente, donc aucun levier
Documents sociaux	Attestation Urssaf tous les six mois	Contrôle fait une seule fois

Le cahier des charges, la pièce qui évite les litiges

Le cahier des charges transforme « propre » en tâches mesurables. Sans ce document annexé au contrat, le prestataire décide seul de ce qu’il fait. Avec lui, chaque manquement se constate sur une base écrite et partagée.

Un cahier des charges de nettoyage utile se construit zone par zone. Chaque ligne associe une tâche, une fréquence et un résultat attendu. « Vider les corbeilles chaque jour » se contrôle, « maintenir les bureaux propres » ne se contrôle pas. Une fiche de suivi du nettoyage trace ensuite chaque passage.

• La liste des zones concernées, avec un plan des locaux si possible.
• Les tâches attendues par zone : dépoussiérage, aspiration, lavage, désinfection, vidage.
• La fréquence de chaque tâche : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
• Les horaires d’intervention autorisés et les contraintes d’accès ou d’alarme.
• Les produits imposés ou exclus, par exemple écolabellisés ou sans parfum.
• Les modalités du contrôle qualité : grille, rythme des visites et signataires.

Pour un nettoyage de bureaux et locaux professionnels, ce document naît d’une visite des lieux. Un devis établi sans visite repose sur des surfaces estimées et des usages supposés. Faites relire le projet par les personnes qui occupent les locaux chaque jour.

Tacite reconduction et préavis entre professionnels

Entre professionnels, c’est le contrat qui fixe la reconduction et le préavis. Les contrats légalement formés tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faits (article 1103 du Code civil). Un préavis manqué de quelques jours peut donc vous lier pour une période complète.

Le Code de la consommation impose un rappel écrit avant chaque reconduction tacite (article L215-1). Le prestataire doit prévenir son client entre trois mois et un mois avant la date limite de refus. Cette protection vise les consommateurs et, selon l’article L215-3, les non-professionnels. Une entreprise cliente, qui agit pour son activité, n’en bénéficie pas.

Les copropriétés relèvent d’un régime plus protecteur. La Cour de cassation range le syndicat de copropriétaires parmi les non-professionnels, même représenté par un syndic professionnel. Elle l’a jugé le 25 novembre 2015 (1re chambre civile, n° 14-21.873). Sans rappel du prestataire, le syndicat peut résilier gratuitement à tout moment après la reconduction.

Si le contrat reste muet sur la reconduction, le Code civil prend le relais. Quand chacun continue d’exécuter le contrat après son terme, il y a tacite reconduction (article 1215). Le nouveau contrat devient alors à durée indéterminée, selon l’article 1214. Chaque partie peut ensuite y mettre fin avec le préavis prévu ou un délai raisonnable (article 1211).

Les relations longues entre entreprises obéissent à une règle supplémentaire. Rompre brutalement une relation commerciale établie engage la responsabilité de son auteur (article L442-1 du Code de commerce). Le préavis écrit doit tenir compte notamment de la durée de la relation. Avec dix-huit mois de préavis, sa durée ne peut plus être jugée insuffisante.

Ce même article prévoit une exception utile au client mécontent. La résiliation sans préavis reste possible en cas d’inexécution par l’autre partie ou de force majeure. Encore faut-il pouvoir prouver les manquements reprochés.

Changer de prestataire : la reprise du personnel

Changer de prestataire ne veut pas dire changer d’équipe. Le nouveau prestataire doit garantir l’emploi de 100 % du personnel affecté au site qui remplit les conditions conventionnelles. La règle figure à l’article 7 de la convention collective des entreprises de propreté (IDCC 3043). C’est l’ancienne « annexe 7 ».

Le texte s’applique quand deux entreprises de propreté (code APE 81.2) se succèdent dans les mêmes locaux. L’élément déclencheur est la fin du contrat commercial ou du marché public de l’ancien titulaire. La sous-traitance du marché à une entreprise de propreté est aussi couverte.

Les principales conditions de reprise figurent à l’article 7.2 de la convention.

• L’un des quatre premiers niveaux de la filière exploitation (AS, AQS, ATQS, CE). Le salarié passe alors 30 % de son temps de travail total sur ce site.
• Ou l’un des deux premiers échelons d’agent de maîtrise d’exploitation, avec une affectation exclusive au site.
• Un contrat à durée indéterminée, ou un CDD conclu pour remplacer un salarié absent lui-même éligible.
• Au moins 6 mois d’affectation au site à la date de fin du contrat commercial.
• Moins de 4 mois d’absence à cette même date, sauf congé maternité ou activité partielle.
• Aucun préavis en cours ni inaptitude médicale définitive au poste.

La transition suit un calendrier précis. L’entreprise entrante se fait connaître de la sortante dès qu’elle obtient ses coordonnées. La sortante lui transmet la liste du personnel concerné au plus tard 8 jours ouvrables après. Elle y joint notamment les six derniers bulletins de paie et le contrat de travail de chaque salarié.

Le salarié repris reçoit un avenant qui acte le changement d’employeur et reprend les clauses de son contrat. Sa rémunération mensuelle brute est maintenue pour les heures habituellement effectuées sur le site. Son ancienneté et sa qualification sont conservées. L’ancien employeur règle de son côté l’indemnité des congés payés acquis.

Le déroulé tient en six étapes. Chaque acteur a sa part d’obligations, avec des repères fixés par la convention.

Étape	Qui s’en charge	Repère prévu par le texte
Se faire connaître de l’ancien prestataire	Entreprise entrante	Dès qu’elle obtient ses coordonnées
Transmettre la liste du personnel et les pièces	Entreprise sortante	Au plus tard 8 jours ouvrables après
Relancer en cas de silence	Entreprise entrante	Mise en demeure passé ce délai
Établir l’avenant au contrat de travail	Entreprise entrante	Changement d’employeur, clauses reprises
Maintenir le salaire mensuel brut	Entreprise entrante	Heures habituelles effectuées sur le site
Régler les congés payés acquis	Entreprise sortante	Indemnité des jours acquis à la date du transfert

Pour le client, cette règle produit trois effets concrets sur votre projet de changement.

• Un calendrier à anticiper : prévenez l’ancien prestataire tôt et donnez ses coordonnées au nouveau.
• Un devis à lire attentivement : il intègre des salaires et une ancienneté déjà acquis. Un prix très inférieur pour le même volume d’heures doit alerter.
• Une équipe souvent inchangée : les agents éligibles restent sur votre site. Seule exception : l’ancien employeur les garde avec leur accord.

Résilier un contrat de nettoyage : étapes et délais

Pour résilier un contrat de nettoyage, tout part de la clause de résiliation. Elle fixe le délai de préavis, la forme de la lettre et l’échéance à viser. Une lettre envoyée hors délai prolonge souvent le contrat d’une période entière.

• Relisez la clause de durée : date d’échéance, durée de reconduction, délai de préavis.
• Calculez la date limite d’envoi en retranchant le préavis de l’échéance, avec une marge de sécurité.
• Notifiez la résiliation par écrit : recommandé avec accusé de réception, sauf autre forme prévue au contrat.
• Prévenez le futur prestataire pour qu’il se fasse connaître de l’ancien et organise la reprise du personnel.
• Organisez la passation matérielle : clés, badges, codes d’alarme, produits et matériel stockés sur place.
• Faites un dernier contrôle contradictoire des locaux avant la sortie du prestataire.

Un prestataire défaillant peut être quitté avant l’échéance, sous conditions. En cas d’inexécution suffisamment grave, le Code civil autorise la résolution par notification (articles 1224 et 1226). Sauf urgence, une mise en demeure doit précéder, avec un délai raisonnable pour s’exécuter. Le client agit alors à ses risques et périls.

Certains contrats prévoient une clause résolutoire. Elle liste les engagements dont l’inexécution entraîne la fin du contrat (article 1225). Une mise en demeure restée sans effet reste requise, sauf si la clause prévoit l’inverse. Gardez des preuves écrites : grilles de contrôle, photos datées, courriels de réclamation.

La résiliation déclenche aussi la reprise du personnel décrite plus haut. Fixez une date de bascule précise et communiquez-la aux deux prestataires par écrit. Une date floue crée des soirs sans ménage ou deux équipes sur le même site.

Questions fréquentes

Quelle est la durée habituelle d’un contrat de nettoyage ?

Aucune durée type n’est fixée par le Code civil. Il interdit seulement les engagements perpétuels (article 1210). Les parties choisissent une durée déterminée, reconductible ou non, ou une durée indéterminée avec préavis. Pour un premier contrat, une période initiale courte limite votre risque.

Qui fournit les produits et le matériel ?

C’est au contrat de le préciser noir sur blanc. Trois postes sont à répartir : les produits d’entretien, le matériel comme les aspirateurs ou autolaveuses, et les consommables sanitaires. Indiquez aussi qui fournit l’eau, l’électricité et un local de stockage fermé. Un oubli ici revient souvent sous forme de facture complémentaire.

Existe-t-il un modèle de contrat gratuit ?

Oui, des sites juridiques proposent un modèle de contrat de nettoyage gratuit, en Word ou en PDF. Un modèle reste une trame générique : il ignore vos locaux, vos horaires et vos contraintes. Complétez-le par un cahier des charges détaillé. Vérifiez ensuite les clauses de durée, de préavis et de révision du prix.

Le nouveau prestataire doit-il reprendre les agents en place ?

Oui, s’ils remplissent les conditions de l’article 7 de la convention collective. Il garantit l’emploi de 100 % du personnel éligible affecté au site. Repères clés : 6 mois d’affectation et moins de 4 mois d’absence. Il faut aussi 30 % du temps de travail sur le site.